Срок хранения больничных листов на предприятии

Любой документ, оформленный на предприятии или поступивший от контрагента, является ценным. Данные первичной документации вносятся в отчеты, а сами первоисточники надлежит предъявлять проверяющим организациям при аудиторских проверках.

Обеспечить сохранность всей возникающей документации затратно: нужно найти площадь для хранения, организовать учет, назначить ответственного. Чтобы избежать претензий ревизоров и не порождать нагромождений лишних бумаг, важно организовать хранение оптимально.

Необходимость хранения

Каждому работнику известно, что листок нетрудоспособности в определенных ситуациях защищает его права и интересы. Данный документ гарантирует получение положенных выплат. Это превращает его в единицу строгой отчетности.
Работодатель, получивший больничный, исполняет свои обязанности по отношению к работнику и страховщику. Порой возникают сложные и запутанные взаимоотношения. Контролирующим органом является специализированное финансовое учреждение – ФСС.

Накопившиеся в организации больничные листы обязательно пристально изучат при проверке ФСС. Листок нетрудоспособности – единственный источник, подтверждающий обоснованность выплаты пособия по болезни. Бывает, ФСС занимает жесткую позицию: если проверяющий не увидит подлинник больничного, то расходы предприятия не будут компенсированы.
Чтобы больничные листы не терялись нужно скрупулезно учитывать их поступление и грамотно хранить.

Предприятие должно обеспечивать доступ к оригиналам больничных листов в течение 5 лет. Такой срок устанавливает п.896 Перечня, определенного приказом Минкультуры № 558 от 25.08.10. Впрочем, по ст.23 НК РФ документы, влияющие на выплату страховых взносов, сохраняются в организации 6 лет. Поскольку положения налогового кодекса имеют высший приоритет, то безопаснее придерживаться этого срока хранения.
Любая организация имеет право по своему усмотрению хранить документы дольше установленного срока.

Как хранить

Закрытый больничный сотрудник передает в бухгалтерию. Там производится расчет пособия и передача сведений в ФСС. После выплаты сотруднику и поступления возмещения на счет предприятия листок нетрудоспособности надлежит сохранять.

Каким образом хранить бланк больничного решает работодатель. Не важно – отдельно или с кассовыми ордерами. Главное – порядок хранения следует прописать в Положении о документообороте.

Правильно оформленный и заверенный печатью бланк больничного должен находиться вместе с листом расчета пособия. Этот расчет составляет неотделимую часть листа нетрудоспособности.
Чтобы незамедлительно предоставлять бланк больничного, затребованный ревизорами из ФСС, удобнее бюллетени объединять в дела. Лучше задействовать отдельную папку. В нее следует помещать документы только за конкретный период. Стоит выбрать общепринятый интервал времени — месяц или год. На титульном листе необходимо указать название дела, срок хранения, даты начала и окончания периода. Не допускается хранить в одной папке больничные, относящиеся к разным годам.

Для систематизации и облегчения учета бюллетеней практикуется ведение специального журнала, содержащего информацию о реквизитах документа. Такой журнал не является обязательным. Необходимость его существования определяет руководитель. Многие крупные предприятия, имеющие объемный поток документов, предпочитают вести журнал учета. Это дает возможность упорядочить документооборот и придать записям юридическую силу. Полноту учета обеспечат колонки:
• Порядковый номер;
• Дата получения листка;
• Фамилия;
• Идентификатор больничного;
• Даты начала и конца периода болезни;
• Длительность в днях.
Полезно добавить колонку с подписью ответственного сотрудника, получившего листок. Это поможет в дальнейшем избежать споров при утрате бюллетеней.
Выполнение записей не требует затрат, но помогает отслеживать точность и правомерность начисления пособий. Обратиться к журналу придется во время проверки ФСС и для поиска потерявшегося бюллетеня.

Как подшивать

При хранении листов нетрудоспособности не стоит выполнять проколов для скоросшивателя. Часто отверстия портят значащий участок документа и делают его не пригодным для идентификации. При механическом повреждении листа работодатель должен предоставить дубликат. Чтобы исключить придирки ревизоров документы не следует дырявить канцелярскими приспособлениями. Идеальным является хранение листа с приложенным к нему расчетом в отдельном пластиковом файле.

Уничтожение

Избавиться от старых документов, не нарушая закон, можно следующими способами:
• Порвать;
• Измельчить шредером;
• Отправить на утилизацию.
Однако, физическое уничтожение доступно только после формирования учетного акта, в котором содержится список дел, потерявших актуальность.
Такой акт создается на предприятии ежегодно. Решение об уничтожении документов принимает экспертная комиссия, составленная из нескольких грамотных сотрудников. Попадают в акт только те документы, чей срок хранения истек в предыдущем году.

Просроченные больничные листы выделяют к уничтожению, включив в акт с общим групповым заголовком, вынесенным на обложку дел. Методично описывается каждая папка, содержащая бюллетени, с указанием начальной и конечной даты.
Подготовленный акт утверждается руководителем. Далее можно избавляться от макулатуры любым выбранным способом. Заключительным этапом процедуры является составление акта об уничтожении. В нем содержится информация об исполнителе и способе уничтожения. Если документы переданы на утилизацию, то прикладывается накладная или акт передачи.

Прежде чем уничтожить больничные листы нужно убедиться в том, что в суде не рассматриваются дела, требующие их предъявления.
Проводя работы по измельчению макулатуры, следует позаботиться о том, чтобы в чужие руки не попали хорошо сохранившиеся экземпляры больничных. Ответственность за разглашение персональной информации несет лицо, указанное в акте.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector